సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ ఇంటర్చేంజ్: ఇది ఎలా పని చేస్తుంది?

ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ (EDI) అనేది వర్చువల్ సంతకాలతో ఎలక్ట్రానిక్ పత్రాలను ఉపయోగించడం ద్వారా సమాచార మార్పిడి యొక్క వేగవంతమైన మార్గం. ఇది అభివృద్ధి చెందిన దేశాలలో దీర్ఘకాలంగా గుర్తింపు పొందింది, ఇది వెంటనే వ్యాపారం కోసం సమర్థవంతమైన సాధనంగా ఉంది.

ఎసెన్స్

సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ ఇంటర్చేంజ్ అనేది పత్రాలు సృష్టించడం, ప్రాసెస్ చేయడం, పంపడం, బదిలీ చేయడం, స్వీకరించడం, భద్రపరచడం, ఉపయోగించడం మరియు నాశనం చేయడం వంటి ప్రక్రియల సమితి. సమగ్రత ధృవీకరణ మరియు పత్రాల రశీదు వాస్తవం యొక్క నిర్ధారణ తర్వాత ఈ అన్ని ప్రక్రియలు నిర్వహిస్తారు.

చట్టపరమైన సంస్థల మధ్య డాక్యుమెంట్ ప్రసరణ అమలు కోసం నియమాలు పార్టీల ఒప్పందం ద్వారా నిర్వహించబడతాయి. సమాచార ప్రసార సాధనాల సహాయంతో సమాచారం మార్పిడి చేయబడింది మరియు పత్రాలు ఎలక్ట్రానిక్ మీడియాలో నిల్వ చేయబడతాయి. అకౌంటింగ్ స్థాయిలో ఏర్పాటు చేసిన అకౌంటింగ్ సమాచారం యొక్క నిల్వ కాలం మించకూడదు.

సంస్థలు తమలో తాము పాల్గొనే వారి సంతకాలుతో అధికారిక మరియు అనధికార పత్రాలను మార్పిడి చేసుకోవచ్చు. వ్యాపార రంగంలో ఇది ఉంటుంది: భారాన్ని, ఒప్పందాలు, ఇన్వాయిస్లు, ఒప్పందాలు, ఒప్పందాలు, ఆర్డర్లు, నోటీసులు, అటార్నీ అధికారాలు మొదలైనవి. సమాచారం టెక్స్ట్, టేబుల్ మరియు గ్రాఫిక్ ఫైళ్లు రూపంలో బదిలీ చేయవచ్చు.

EDI అమలు యొక్క ఉద్దేశ్యం

EDI ప్రవేశానికి అవసరమైన అవసరం:

• సాధారణ పని తగ్గింపు;
• పత్రాల నష్టాన్ని తగ్గించడం;
• పత్రాలతో "పారదర్శక" పని;
• పనితీరు క్రమశిక్షణను పెంచడం - పేర్కొన్న తేదీలలో పత్రాల ఏర్పాటు, మొదలైనవి.

పరిమాణాత్మక లక్ష్యాలలో ఈ క్రింది విధంగా గుర్తించవచ్చు:

• పత్రం ప్రాసెసింగ్ కోసం సమయం తగ్గింపు 10 సార్లు.
• రెండుసార్లు కార్యాలయాల కోసం ఖర్చులు తగ్గించడం.

సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ ఇంటర్చేంజ్: ఇది ఎలా పని చేస్తుంది

దేశీయ చట్టానికి అనుగుణంగా, సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం పంపిణీ రెండు పార్టీల ఒప్పందం ద్వారా నిర్వహించబడుతుంది. డేటా మార్పిడి కోసం, అన్ని పాల్గొనేవారు ఒక ఆపరేటర్ యొక్క పరికరాలకు కనెక్ట్ చేయవలసిన అవసరం ఉంది. తరువాత, యూజర్ కౌంటర్పార్టీల జాబితాకు జోడించడానికి అభ్యర్థనను పంపాలి. అభ్యర్థనను నిర్ధారించిన తరువాత, సిస్టమ్ సభ్యులు డేటా మార్పిడి చేయవచ్చు.

EDM మాడ్యూల్ కింది విధులు నిర్వర్తించాలి:

• డేటాను భాగస్వామ్యం చేయడానికి ప్రతిపక్షాలను ఆహ్వానించండి.
• చిరునామా పుస్తకం సృష్టించండి.
• ఉదాహరణకు, 1c.
• సంతకం మరియు డాక్యుమెంటేషన్ గుప్తీకరించండి.
• స్ట్రక్చర్ కారెన్స్.
• అక్షరాల స్థితిని ట్రాక్ చేయండి.

సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ ప్రసరణ సర్టిఫికెట్స్ సహాయంతో నిర్వహిస్తుంది. సర్వర్ మరియు ధృవీకరణకు కనెక్షన్ వ్యక్తిగత డిజిటల్ సర్టిఫికేట్ ద్వారా నిర్వహించబడుతుంది. ఎలక్ట్రానిక్ టోకెన్ మాధ్యమంలో భద్రపరచబడి, పిన్ కోడ్ ద్వారా రక్షింపబడిన వ్యవస్థ యొక్క ప్రతి వినియోగదారుకు EDS జారీ చేయబడుతుంది. యూజర్ తప్పనిసరిగా తన లాగిన్, పాస్వర్డ్ను వ్యక్తిగత క్యాబినెట్కు నమోదు చేయాలి. అనంతరం అతను తన పత్రాలను ప్రాప్తి చేస్తాడు.

మార్పిడి ప్రక్రియను వ్యవస్థకు అనుసంధానించబడిన సంస్థ యొక్క ఉద్యోగి కావచ్చు. ప్రతిరూపణకు ఒక పత్రాన్ని పంపడానికి ముందు, అది EDS లో సంతకం చేయాలి. ఈ ఆపరేషన్ కార్యక్రమం "Cryptopro" ఉపయోగించి నిర్వహిస్తుంది. పత్రం EDO ద్వారా పంపబడుతుంది. ఒక ప్రతినిధి ఉద్యోగి ఒక కొత్త పత్రం యొక్క రసీదు నోటిఫికేషన్ అందుకుంటాడు. అతను అంగీకరిస్తే, అతను EDS ను కూడా ఉంచుతాడు. మీరు పత్రానికి మార్పులు చేయాలనుకుంటే, కొత్త ఎలక్ట్రానిక్ వెర్షన్ సృష్టించబడుతుంది. సవరణ పూర్తయినప్పుడు, EDS సహాయంతో అన్ని మార్పులను తప్పక సేవ్ చేయాలి. అప్పుడు డాక్యుమెంట్ ప్రతినిధికి పంపబడుతుంది. అవసరమైతే, సమాచారాన్ని ఎలక్ట్రానిక్ సయోధ్య నిర్వహిస్తుంది.

మరోసారి సవరణలు చేయవలసి ఉంటే, మొత్తం విధానాన్ని మరలా మరలా పునరావృతం చేస్తారు. కొత్త వెర్షన్ గురించి ఫిర్యాదులు లేకపోతే, అప్పుడు పత్రం గౌరవించబడుతుంది. చివరి నమూనా రెండు EDS చే సంతకం చేయబడినది. పత్రం యొక్క అన్ని సంస్కరణలు సర్వర్లో నిల్వ చేయబడతాయి మరియు వీక్షించడానికి అందుబాటులో ఉంటాయి. మాదిరి స్థితి నటనను కేటాయించిన వెంటనే, పత్రాన్ని సవరించుట సాధ్యం కాదు. ప్రతికూల ఒప్పందాలు "రద్దు చేయబడినవి" యొక్క స్థితికి ఇవ్వబడ్డాయి. ఈ సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ మేనేజ్మెంట్ నిర్వహించబడుతోంది.

పరికరాలు

సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ప్రసరణకు ఏం అవసరం? మొదట, టెలికాం ఆపరేటర్ని ఎంపిక చేసుకోవడం మరియు సమాచార మార్పిడి కోసం ప్రత్యేక సాఫ్ట్వేర్ను ఇన్స్టాల్ చేయడం అవసరం. రెండవది, ప్రతి కాంట్రాక్టర్తో ఎలక్ట్రానిక్ కరస్పాండెంట్ నిర్వహించడానికి ఉద్దేశించిన సంస్థ, ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ల మార్పిడిపై ఒక ఒప్పందాన్ని ముగించాల్సిన అవసరం ఉంది.

ఇది అన్ని పత్రాలు నిల్వ చేయబడే ఒక EDI సర్వర్ను ఇన్స్టాల్ చేయడానికి కూడా అవసరం. ఇది క్లయింట్ పరికరాలు లేదా క్లౌడ్ స్టోరేజ్ కావచ్చు. సంస్థ యొక్క ఉద్యోగుల పరికరాల్లో వ్యవస్థాపించబడిన అనువర్తనం ద్వారా వెలుపలి నుండి సిస్టమ్ డేటాకు ప్రాప్యత జరుగుతుంది. సర్వర్తో కంప్యూటర్ల పరస్పర చర్య HTTP ద్వారా అదనపు ఎన్క్రిప్షన్ SSL 128 తో నిర్వహిస్తుంది. పత్రాలకు ప్రాప్యత అనువర్తన ఇంటర్ఫేస్ ద్వారా మరియు ప్రామాణీకరణ తర్వాత మాత్రమే ఉంటుంది.

EDO ప్రాజెక్ట్

ప్రక్రియ ఆటోమేషన్ ప్రాజెక్ట్ చాలా నెలలు నుండి అనేక సంవత్సరాలు వరకు ఉంటుంది. టర్మ్ నేరుగా ఆటోమేటెడ్, ప్రక్రియ మరియు సంస్థ యొక్క ఆర్ధిక సామర్థ్యాలను కలిగి ఉండవలసిన ప్రక్రియల సంఖ్యపై ఆధారపడి ఉంటుంది. EDI అమలు యొక్క సంక్షిప్త సారాంశం క్రింది విధంగా ఉంది:

• ఒక గుంపును సృష్టించండి.
• లక్ష్యాలు, నిబంధనలు మరియు ప్రాజెక్టు బడ్జెట్ నిర్మాణం.
• ఇప్పటికే ఉన్న ప్రక్రియల పరీక్ష.
• విధులను అభివృద్ధి చేయండి.
• EDI వ్యవస్థ యొక్క డిచ్ఛార్జ్.
• SED పరిచయం కోసం ఒప్పందం సంతకం.
• పని షెడ్యూల్ యొక్క ఆమోదం.
• వ్యవస్థ డైరెక్టరీలు నింపడం.
• సిబ్బంది శిక్షణ.
• ప్రాధమిక పరీక్షలు చేపట్టడం.
• SED పరిచయం క్రమంలో ప్రచురణ.
• సాఫ్ట్వేర్ మరియు పని విధానాల పూర్తి.
• పైలట్ ప్రాజెక్టు ప్రారంభించండి.
• EDI కు పూర్తి-స్థాయి పరివర్తన.

EDI అమలు యొక్క లోపాలు

పత్రాలను ఆటోమేటిక్ చేసే ప్రక్రియలో, చట్టం ద్వారా ఒక పేపర్ క్యారియర్ అవసరమయ్యే ప్రక్రియలకు ప్రత్యేక శ్రద్ధ ఇవ్వాలి. మీరు కాగిత పత్రాన్ని ఎలక్ట్రానిక్గా నకిలీ చేయలేరు. ఇది గణనీయంగా పని ప్రక్రియను తగ్గిస్తుంది మరియు మొత్తం ఆటోమేషన్ ప్రక్రియకు ప్రతికూల వైఖరిని కలిగిస్తుంది. ఎవరూ డబుల్ పని కోసం చెల్లిస్తారు.

అమలు ప్రక్రియలో, పత్రాలు, రైలు సిబ్బందితో పనిచేయడానికి మరియు పూర్తి అమలులో పాల్గొనడానికి కొత్త ప్రక్రియను అభివృద్ధి చేయడం అవసరం. మీరు కొత్త టెక్నాలజీలను ఉపయోగించుకునే ప్రయోజనాలను సిబ్బందికి తీసుకుంటే మీరు దీనిని సాధించవచ్చు.

మరో ప్రముఖ తప్పు SED కోసం అవసరాలు పేద పని అవ్ట్ ఉంది. వినియోగదారులు కాన్ఫిగర్ చేయని వ్యవస్థలో పని చేస్తే, అప్పుడు EDO ప్రక్రియ సంస్థలో ఏమి ఆమోదించబడుతుందో భిన్నంగా ఉంటుంది.

సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ ఇంటర్చేంజ్: లాభాలు మరియు నష్టాలు

ప్రయోజనాలు:

• ఒరిజినల్ డాక్యుమెంట్లను మెయిల్ ద్వారా పంపే ఖర్చును తగ్గించడం.
• డాక్యుమెంటేషన్ నిల్వ కోసం స్థలాన్ని సేవ్ చేయండి. ఇది ఎలక్ట్రానిక్గా నిల్వ చేయబడుతుంది.
• వాడుకలో తేలిక. పత్రం ఒక వర్క్స్టేషన్ నుండి పంపబడుతుంది. పత్రం కోసం శీఘ్ర శోధన స్థితి (పంపిన, అందుకున్న, స్వీకరించింది, మొదలైనవి) ద్వారా నిర్వహిస్తారు.
• తక్షణ డెలివరీ. అన్ని పంపిన సమాచారము కొన్ని సెకన్లలో చిరునామాను చేరుతుంది.
• పత్రంలో దాని నిల్వ గడువు ముగిసే వరకు పత్రాన్ని కోల్పోలేరు.

అప్రయోజనాలు:

• మీరు చాలా డబ్బు ఖర్చు చేసే లైసెన్స్ను కొనవలసి ఉన్న పరికరాలను ఉపయోగించడానికి.
• ఒకే సిస్టమ్లో పాల్గొనేవారి మధ్య మాత్రమే డేటా మార్పిడి తరచుగా సాధ్యపడుతుంది.
• 1C లోని సంస్థలు లేదా ఇతర సాఫ్ట్వేర్ సహాయంతో ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ప్రసరణ గతంలో ఉపయోగించే పథకం నుండి వేరుగా ఉంటుంది. కొత్త అల్గోరిథం పరిచయంతో, అన్ని ఉద్యోగుల పని ప్రవర్తన గురించి ప్రశ్నలు ఉంటుంది.
• సాంకేతిక పరికరాలు. ఒక సంస్థ యొక్క EDI ను అమలు చేసే ముందు, కొత్త వ్యవస్థను నిర్వహించేందుకు పరికరాలు మరియు రైలు ఉద్యోగులను కొనుగోలు చేయడం అవసరం.
• EDO EDS సహాయంతో నిర్వహిస్తారు, ఇది యొక్క విశ్వసనీయత 1 సంవత్సరం. సకాలంలో సర్టిఫికేట్లను పర్యవేక్షించడం మరియు నవీకరించడం అవసరం. అలాగే, పన్ను సమస్యలతో నివారించడానికి కౌంటర్పార్టీ సర్టిఫికేట్ల కాలవ్యవధిని నియంత్రించాల్సిన అవసరం ఉంది.

చట్టపరమైన నియంత్రణ

సంస్థలు మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ప్రసరణ ఏ సూత్రప్రాయ చర్యలు నియంత్రిస్తాయి? రష్యన్ ఫెడరేషన్ యొక్క చట్టం ఫెడరల్ లా నంబర్ 63 "ఎలక్ట్రానిక్ సంతకం" లో, ఫెడరల్ టాక్స్ సర్వీస్కు పత్రాలను సమర్పించే నియమాలు ఆర్థిక మంత్రిత్వ శాఖ No. MMV-7-2 / 168 ప్రకారం సూచించబడ్డాయి. సేంద్రీయ సంస్థల మధ్య EDO 50n ఆర్థిక మంత్రిత్వ శాఖ యొక్క ఆర్డర్ ఆధారంగా నిర్వహిస్తుంది. ఫెడరల్ అకౌంటింగ్ పత్రాలను ఎలక్ట్రానిక్ రూపంలోకి మార్చడానికి నియమాలు ఫెడరల్ టాక్స్ సర్వీస్ నంబర్ MMV-7-6 / 36 @ యొక్క క్రమంలో సూచించబడతాయి. కార్యక్రమాల ప్రక్రియలోని అన్ని EDO ఆపరేటర్లు ఫెడరల్ టాక్స్ సర్వీస్ నంబర్ MMV-7-6 / 253 @ యొక్క క్రమం ద్వారా మార్గనిర్దేశం చేయాలి.

"VLSI"

VLSI సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ డాక్యుమెంట్ ఇంటర్చేంజ్ వినియోగదారులకు ఇటువంటి ప్రయోజనాలను అందిస్తుంది:

• రష్యన్ ఫెడరేషన్ యొక్క భూభాగంలో రిజిస్టర్ అయిన ఏదైనా సంస్థకు పత్రాలను పంపండి. కౌంటర్ పార్టి VLSI వ్యవస్థలో సభ్యుడు కాకపోతే, కంపెనీ యొక్క ఉద్యోగి సంస్థ యొక్క ప్రతినిధిని సంప్రదించి తన ఇ-మెయిల్కు వ్యవస్థలో పాల్గొనడానికి ఆహ్వానాలను పంపుతాడు. అభ్యర్థనను నిర్ధారించిన వెంటనే, పాల్గొనేవారి మధ్య సమాచార మార్పిడి మధ్యవర్తుల లేకుండా నిర్వహించబడుతుంది.
• మీరు మీ కంప్యూటర్లో సాఫ్ట్వేర్ను ఇన్స్టాల్ చేయవలసిన అవసరం లేదు. ఇది బ్రౌజర్ యొక్క నవీనమైన సంస్కరణను మరియు ఇంటర్నెట్కు ప్రాప్యతను కలిగి ఉంటుంది.
• డేటాతో పనిచేయడానికి, ప్రత్యేక కార్యక్రమం అవసరం లేదు. మూడవ పార్టీ సాఫ్టువేరులో మొదట నివేదిక తయారు చేయబడితే, ఉదాహరణకు, 1C, అప్పుడు మీరు VLSI సిస్టమ్తో డేటా అనుసంధానం ఆకృతీకరించవచ్చు.
• నమూనా పత్రం వ్యవస్థ ఇన్స్టాల్ చేయబడలేదు. మీరు వచనం, టేబుల్ ఫైల్స్, చిత్రాలు మొదలైనవి పంపవచ్చు.

SKB "Kontur"

రష్యాలో మొట్టమొదటి సాఫ్ట్వేర్ డెవలపర్ల్లో ఒకటి కూడా సామగ్రి సరఫరాతో వ్యవహరిస్తుంది, దీని ద్వారా సంస్థల మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ప్రసరణ జరుగుతుంది. "కాంటూర్" డైడాక్ వ్యవస్థను అభివృద్ధి చేసింది, దీని ద్వారా ఎలక్ట్రానిక్ పత్రాలు మార్పిడి చేయబడ్డాయి. వ్యవస్థ యొక్క అసమాన్యత విదేశాలలో అయితే డేటా యాక్సెస్ పొందవచ్చు. ముఖ్యంగా ఈ ప్రయోజనం కోసం, కంపెనీ రోమింగ్లో సుంకాలను అభివృద్ధి చేసింది. అవసరమైతే, మోనో API ద్వారా డేటాను ప్రాప్యత చేస్తుంది.

ఏం అవసరం?

EDI ని కనెక్ట్ చేయడానికి, ఒక సంస్థ కొనుగోలు చేయాలి:

• లైసెన్స్ పొందిన సాఫ్ట్వేర్;
• సర్వర్;
• పరికరాల నవీకరణలను నిర్వహించండి;
• రైలు సిబ్బంది;
• అంతర్గత అనువర్తనాలతో పనిచేయడానికి ERMS ను కన్ఫిగర్ చేయండి మరియు సమగ్రపరచండి.

సంస్థ మధ్య ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ప్రవాహాన్ని అనుసంధానించడానికి ఇటువంటి పెట్టుబడులను అమలు చేయాలి. సాంకేతిక మద్దతు సంప్రదింపులో చేర్చడం, SED మరియు సాఫ్ట్వేర్ను నవీకరించడం - పెట్టుబడి యొక్క రెండవ దశ. ఈ ఖర్చులు నెలవారీ చెల్లించాల్సి ఉంటుంది.

నిర్ధారణకు

కాగితం పత్రం మార్పిడి ఒక ఎలక్ట్రానిక్ పత్రం ద్వారా భర్తీ చేయబడుతుంది. ఇది ప్రక్రియ యొక్క ప్రవర్తనకు సంస్థ యొక్క ఖర్చులను తగ్గిస్తుంది, అంతేకాక మొత్తం వ్యాపార సామర్థ్యాన్ని కూడా పెంచుతుంది. విజయవంతంగా పనిచేయడానికి EDI క్రమంలో, వ్యవస్థ అమలు యొక్క లక్ష్యాలను స్పష్టంగా వివరించడానికి మరియు పరికరాలను సరిగ్గా కాన్ఫిగర్ చేయడానికి అవసరం.