పత్రాల జాబితా. రూపాలు మరియు దాని కూర్పు నియమాలు

పదం "జాబితా" తెలిసిన మాత్రమే కార్యాలయ సిబ్బంది, కానీ కూడా ఇతర పరిశ్రమలు మరియు సంస్థలు నుండి నిపుణులు ఉంది. అతను తరచుగా ప్రత్యేక ప్రయోజన యొక్క పత్రాలు లో దొరకలేదు, మరియు దానితోపాటు పత్రాలు లో ఉంది.

సంస్థ ఆర్కైవ్ పనిచేస్తుంది

పత్రాలు దాని ప్రాథమిక లక్ష్యం నెరవేర్చడానికి ఉంటుంది ఒకసారి, వారు సమయంలో వాస్తవంగా పనికిరాని మారింది. వాటిలో కొన్ని నాశనం, మరియు మిగిలిన ఆర్కైవ్ పిలవబడే ప్రత్యేక నిల్వ, వెళ్తాయి. ఇక్కడ పత్రాలు, ప్రాసెస్ ఈ గది కోసం ప్రత్యేకించబడింది నిల్వపై ముందుగానే క్రమపద్ధతిలో మరియు నిర్ణయించబడతాయి. ఈ దశలో వ్రాతపని గత భావిస్తారు. షెల్ఫ్ జీవితం అన్ని ప్యాకేజీలు, మరియు విడిగా సిబ్బందిలో తాత్కాలిక మరియు శాశ్వత నిల్వ కోసం పత్రాలు, అలాగే కేసుల జాబితాను కమిటీ. ఏడాది చివరలో ప్రతి సంస్థ (సంస్థ) ఆర్కైవ్ బదిలీ అధికారిక పత్రాలు సేకరిస్తుంది. ఈ సమస్యలు సాధారణంగా archivists నిమగ్నమై ఉన్నాయి. అయితే, ఉంటే సిబ్బంది కంపెనీ ఒక యూనిట్ లేదు, పని ఆర్కైవ్ ఉద్యోగుల ఆధ్వర్యంలో ఆర్ నిపుణులు ద్వారా జరుగుతుంది. వారు సంస్థలో పత్రాలు సారాంశం జాబితా ఏర్పడుతుంది ఇది ఆధారంగా, వ్యక్తిగత విభాగాలు బదిలీ సెక్యూరిటీల జాబితా ఉన్నారు.

పని పత్రాలు సమితి

కొన్నిసార్లు ఒక నిర్దిష్ట సమస్య పౌరుడు లేదా సంస్థ కాదు ఒక కానీ అనేక అధికారిక పత్రాలు సమర్పించడానికి కమిటీ. కోసం నమోదు హక్కుపై పార్టీల మధ్య పోటీ నిర్మాణం పరిస్థితి, ఉదాహరణకు, టేక్ ఒప్పందం. ప్రతి అభ్యర్థి తప్పక వివిధ రకాల పత్రాలతో కమిషన్ అందించడానికి , ఆఫర్ నిర్మాణం, రాజ్యాంగ మరియు ఇతర పత్రాలు నిర్వహించడం కాగితం అనుమతించడం. అన్ని ఈ ఒక ప్యాకేజీగా వెళ్లి కమిటీ సభ్యులు సూచిస్తారు. అది లోపల ఒక ప్రత్యేక సంస్థ తరపున దర్శకత్వం ప్రతిదీ జాబితా ఇది పత్రాలను ఒక జాబితా ఉండాలి. జాబితా లేదా రిజిష్టర్ను ఈ రకమైన. ఇటువంటి కాగితం సాధారణంగా ఒక నిర్దిష్ట నమూనా తయారు. అన్ని చాలా సాధారణ. మధ్యలో షీట్ పై "పత్రాల జాబితా" అనే పేరు రాస్తారు. కేవలం క్రింద వారు అందించిన ఎక్కడ, ఏ సంస్థ ద్వారా వివరిస్తుంది. అప్పుడు నాలుగు స్తంభాలు కలిగి ఒక టేబుల్ ఉంది:

1. ఆర్డర్ సంఖ్య.
2. పత్రం పేరు.
3. పత్రం మరియు s__ po__ పుటలు.
4. పత్రంలోని పేజీల సంఖ్య

ప్రసారమైన సెట్ లో మొత్తం పేజీల సంఖ్య సూచిస్తుంది లైన్ యొక్క సారాంశం పట్టిక తో ముగుస్తుంది. ఈ పరిశీలనకు అందించిన సెక్యూరిటీల సాధ్యం నష్టం లేదా ప్రత్యామ్నాయం నిరోధిస్తుంది.

మంత్రి మేకింగ్

సరైన రికార్డు సంవత్సరం నాటికి కంపెనీలో అన్ని పత్రాలు ఉంచడం మరియు ప్రాసెస్ చర్య విభజించారు. ఆమోదం నామావళి, అలాగే సాధారణంగా అంగీకరించబడిన సూత్రాలకు అనుగుణంగా తయారు భాగాలు:

1. పత్రాలు ఒకే క్యాలెండర్ సంవత్సరంలో ద్వారా ఉత్పత్తవుతాయి. అధికారిక పత్రాలు రోలింగ్ స్వభావం అనేక సంవత్సరాలు ఒక సందర్భంలో సేవ డాక్యుమెంటేషన్ కలపవచ్చును విషయంలో అందుకు మినహాయింపుగా.
2. సెక్యూరిటీల ప్లేస్మెంట్ టాప్ డౌన్ నుండి తయారు చేస్తారు.
3. అన్ని షీట్ తప్పనిసరిగా లెక్కించబడ్డాయి. ఈ నిల్వ సమయంలో డేటా సరళతను నిర్ధారించడానికి ఉంది. నంబరింగ్ ఎగువ కుడి మూలలో పెన్సిల్ లో చేయాలి.
4. అవసరమైతే, అది ఇది నిపుణుడు, సంతకం పత్రాలు యొక్క అంతర్గత జాబితా ఏర్పరుస్తుంది.
5. పేపర్ కుట్టిన.
6. డ్రాన్ షీట్ సాక్షి.
7. ప్రతి సందర్భంలో కవర్ ప్రామాణిక నమూనా తయారు చేస్తారు. ఇది సంస్థ యొక్క పూర్తి పేరు మరియు ఒక నిర్దిష్ట యూనిట్ కలిగి ఉంటుంది. తదుపరి ఒక ప్రత్యేక డిజిటల్ కోడ్ నామావళి సమానం. తేదీ మరియు సందర్భంలో సంస్థానంలో ముగింపును సూచించడానికి ఆ తరువాత. మరియు దిగువన షెల్ఫ్ జీవితం లేబుల్.

మెయిలింగ్

కొన్ని పొట్లాలను, ప్యాకేజీలు లేదా జాబితా పత్రాలు పంపిన కంటెంట్ తో విలువైన లేఖలు పంపడం చేసినప్పుడు. అది ఏ పోస్టాఫీసులో తీసుకోవచ్చు ఏర్పాటు. ఇది రూపం సంఖ్య 107 కింద నడుస్తుంది మరియు సంఖ్య మరియు విలువ యొక్క కంటెంట్ లో వివరణాత్మక సమాచారాన్ని కలిగి పత్రం యొక్క ఒక రకం. పంపినవారు కూడా ఇష్యూ ధర నిర్ణయిస్తుంది. అతను ఒక పత్రం చిన్న విలువ అని తెలుసుకుంటాడు ఉంటే, రూపం ఇదే కాలమ్ ఒక డాష్ చాలు. ఇన్వెంటరీ ఒక కవరును ఎంబెడెడ్ లేదా పోస్ట్ ఆఫీస్ వద్ద నేరుగా ప్యాకేజీ. వర్కర్ రిజిస్ట్రేషన్ శాఖ మరియు హామీ రూపం ముద్ర సవ్యత వెతుకుతుంది. ఇన్వెంటరీ నకిలీ ప్రవేశపెట్టవలసి. ఒక పొట్లాలను యజమాని పత్రాలు మరియు ఇతర అవసరమైన సమయాన్ని కలిసి పంపారు. ఈ వైరుధ్యం పరిస్థితి కార్యక్రమంలో పెట్టుబడి ప్రతి యూనిట్ నిర్ధారించడానికి దొరికింది అని నిర్ధారించడానికి జరుగుతుంది. ఆ తరువాత, ఎన్వలప్ (భాగం లేదా పార్శిల్) సీలు, మరియు గమ్యం పంపబడుతుంది.